Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

Сегодня вашему вниманию предлагаем статью на тему: налоговый учет расчетов с подотчетными лицами. Мы постарались описать все простым языком, понятым для любого жителя нашей страны. Все вопросы можно задать в комментариях после статьи.

Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами — вопрос, требующий внимания к деталям и документам, поступающим как подтверждение к авансовому отчету. Подробнее об этом мы расскажем в данной статье.

Раздел учета подотчетных лиц на предприятии регламентируется следующими документами:

  • порядком ведения кассовых операций, утвержденный указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У;
  • учетной политикой;
  • внутренними распоряжениями руководителя (приказом о списке лиц, имеющих разрешение на получение средств, утвержденным лимитом командировочных расходов, порядком отчета по полученным средствам).

Подробно о нормативной основе подотчетных сумм читайте здесь.

На какие цели выделяются денежные средства под отчет:

  • Хозяйственные нужды (как правило, это средства в небольших размерах либо утвержденный лимит на определенный период).
  • Командировочные расходы.
  • Представительские расходы.

Каким образом происходит выдача средств под отчет

Работодателем издается распорядительный документ либо работник пишет заявление на имя руководителя. В документах указываются цели получения денежных средств и планируемый период затрат. Бумаги визируются руководителем и только после этого выдаются деньги из кассы либо перечисляются на карту (как правило, для этого открывают корпоративные карты — для оперативного контроля расходов). Примерный текст заявления такой:

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

«В связи с командировкой в Санкт-Петербург с 10 по 19 сентября прошу выдать аванс в размере 40 000 руб. на оплату гостиницы и суточные».

По возвращении работника из командировки либо по завершении хозяйственных трат в бухгалтерию представляется отчет с приложением оправдательных документов — чеков, актов на услуги, счетов из гостиницы и прочих. Срок представления такого отчета установлен порядком ведения кассовых операций — 3 дня с момента завершения срока, на который выданы подотчетные суммы, или с момента выхода на работу.

Какую максимальную сумму можно выдать под отчет, читайте здесь.

Нельзя говорить только о налогообложении расчетов с подотчетными лицами, не затронув тему бухгалтерского учета.

В бухучете все взаиморасчеты ведутся на счете 71 в отношении каждого сотрудника. При выдаче денежных средств (после соблюдения всех условий, указанных выше), формируется проводка:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».

После представления авансового отчета появляются такие проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 (затратные счета) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — понесенные затраты учтены на соответствующих счетах бухгалтерского учета на основании приложенного авансового отчета и документов;
  • Дт 19 «НДС» Кт 71 — НДС по понесенным затратам выделен и отнесен на отдельный счет учета;
  • Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — непотраченные средства возвращены в кассу.

Подробнее о бухгалтерском учете выданных под отчет сумм читайте в нашем материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Как уже отмечалось ранее, цели выдачи денежных средств сотруднику могут быть разные. Рассмотрим налоговые нюансы каждой из них.

Сначала определимся с обложением налогом на прибыль тех расходов, которые могут быть понесены подотчетниками:

  • Во-первых, это расходы на хозяйственные нужды — в данной ситуации работник либо получает определенную сумму ежемесячно на текущие затраты, либо по необходимости «выписывает» себе деньги на покупку материалов. В данном случае при наличии документов затраты принимаются при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме.
  • Во-вторых, это очень часто встречающиеся представительские расходы. По представительским расходам вопрос несколько другой по сравнению с хозяйственными нуждами. Согласно НК РФ для исчисления налога на прибыль к таким расходам относятся затраты на проведение официальных мероприятий, буфетное обслуживание, услуги переводчика (на время мероприятия) (ст. 264 НК РФ). То есть если по авансовому отчету сотрудника вы увидите расходы, не указанные в «закрытом» списке кодекса (например, посещение театра с потенциальным покупателем), вы не сможете принять их при расчете налога на прибыль.

Что относится к представительским расходам, узнайте здесь.

Самое главное, что нужно помнить при проведении подотчетных средств по представительским расходам: в налоговом учете они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период (ст. 264 НК РФ). Для учета этих расходов в налоговом учете вам потребуются такие документы: приказ о предстоящем мероприятии, смета, отчет о проведении, акт на списание представительских расходов, подтверждение присутствия прочих лиц и т. д.

  • В-третьих, это разные расходы, которые могут возникнуть в командировках. Они тоже признаются в составе прочих при условии документального подтверждения и обоснованности. Но не все. Возьмем, к примеру, расходы на питание сотрудников. Данный вид затрат считается как часть суточных и не может быть принят отдельным расходом в качестве уменьшающего базу по налогу на прибыль.

НДФЛ и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами

Мы рассмотрели расходы подотчетников с точки зрения принятия к налоговому учету. Есть еще момент начисления налога и страховых взносов на доходы самого сотрудника. Разберемся в этом подробнее.

Читайте так же:  Какие документы нужны для подачи на российское гражданство

Во-первых, доходом могут стать командировочные расходы.

В соответствии с НК РФ при командировках как внутри нашей страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные:

  • до 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ;
  • 2 500 руб. за каждый день нахождения за границей.

В том случае, если внутренними распоряжениями директора вашей компании предусмотрена выплата работникам суточных в сумме большей, чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами как доход сотрудника.

В полной сумме освобождаются от налога на доходы и страховых взносов (при наличии документов и целевом расходе денежных средств):

  • затраты на проезд (сюда же включаются затраты на проезд до аэропорта или вокзала);
  • багаж;
  • аренда жилья;
  • затраты на связь;
  • получение визы;
  • комиссионные сборы.

Здесь особо нужно остановиться на однодневных командировках сотрудников на небольшие расстояния, когда работник с утра уезжает и вечером возвращается к месту проживания. В этом случае компания тоже обязана возместить расходы, понесенные сотрудником в служебной поездке, если это предусмотрено внутренними актами. При этом средства, выплачиваемые сотруднику, не считаются суточными, но связаны с выполнением трудовых функций. Необлагаемый лимит по НДФЛ для них такой же, как для обычных суточных.

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

Для освобождения этих сумм от взносов потребуется документальное подтверждение расходов.

Во-вторых, под обложение могут попасть денежные средства, не возвращенные в срок.

Главный налоговый риск по НДФЛ при выдаче денег под отчет возникает, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. Тогда, по мнению Минфина РФ и налоговых органов, у физлица возникает доход в денежной форме, который учитывается при исчислении НДФЛ.

Но стоит отметить, что данный вопрос — о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации — является неоднозначным. Ведь при невозврате денежных средств в установленные сроки говорить об экономической выгоде преждевременно. Для нее необходим договор между компанией и физлицом. Без него переквалифицировать остаток по счету 71 в некую выгоду сотрудника (а значит, и в налогооблагаемый доход) проблематично.

Если организация будет настаивать, что в данном случае нет оснований для признания факта получения работником дохода, то не исключено, что вопрос придется решать в судебном порядке.

ВАЖНО! Когда от работника в установленный срок не поступает авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не возвращается полученный денежный аванс, то возникает задолженность перед организацией. В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять решение об удержании долга из зарплаты работника. При этом необходимо, чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры. Если работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право обратиться в суд. Попытка судебного взыскания долга — дополнительный аргумент в пользу того, что дохода для НДФЛ пока еще нет.

Но если руководитель примет решение о прощении и списании долга, то в момент списания вся сумма однозначно станет доходом сотрудника и уже точно возникнет объект для обложения НДФЛ.

Схожий вопрос стоит и по страховым взносам. По мнению контролирующих органов, в случае если невозвращенный долг удержан из заработной платы работника, объекта обложения страховыми взносами не возникает. А вот если долг работнику все-таки прощен, то эта сумма должна быть полностью взносами обложена.

Подробнее о налогообложении командировочных расходов НДФЛ читайте в этой статье.

Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Давайте рассмотрим все вышеуказанные нюансы на конкретном примере.

Компания ООО «Ромашка» отправляет сотрудника в командировку за специальными материалами для производства нового вида продукции. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях. По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб. под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работник командируется в северные регионы РФ, работодатель обязан обеспечить его теплой спецодеждой. Подробности читайте здесь.

По возвращении сотрудник представил документы по расходам:

  • аренда гостиницы — 4 000 руб. за сутки (счет гостиницы) (без НДС);
  • оплата проезда — 2 000 руб. в каждую сторону (билеты) (НДС не выделен);
  • суточные — 4 000 руб. (1 000 руб. в сутки);
  • чеки из ресторана — 9 600 руб. + полный комплект документов, подтверждающих представительский характер данных расходов.

Товарная накладная на материалы — 160 000 руб. — по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.

Отразим данный авансовый отчет в учете:

  • Дт 71 «Сотрудник» Кт 50 — 32 000 руб.
  • Дт 26 Кт 71 — 16 000 руб. — проживание в гостинице;
  • Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — оплата проезда.

Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:

  • Фонд оплаты труда за период «январь — август» составил 600 000 руб. 4% от них — 24 000. До текущего момента представительских расходов не было. Таким образом, вся сумма может быть принята в расходы.
  • Дт 26 «Представительские расходы» К 71 — 9 600 руб. (полностью отражаем в налоговом учете).
  • Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — приняты к учету суточные.
  • Дт 70 Кт 68.01 — 156 руб. — начислен НДФЛ на разницу между суточными, установленными в организации, и установленными законодательно (4000 – 2800) × 13%.
  • Дт 10 Кт 60 — 160 000 руб. — оприходованы материалы — не оплачены.
  • Дт 71 Кт 50 — 1 600 руб. — перерасход выдан сотруднику 1 600 руб.
Читайте так же:  Как взять кредит с плохой кредитной историей в бинбанк

Подробнее о НДФЛ с суточных сверх нормы читайте в нашем материале «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ».

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами всегда зависит от представленных документов и назначения затрат работника. Если все расходы не превышают установленных законодательством норм, то их можно смело принимать в налоговом учете. В противном случае часть расходов придется исключить из налоговой базы по налогу на прибыль, обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Для отнесения суммы НДС, уплаченного поставщикам, на вычет при расчетах с бюджетом необходимо, чтобы был выполнен ряд условий [2, стр. 49], а именно:

  • – товары (работы, услуги) были приобретены для производственных целей или для перепродажи;
  • – товары должны быть оприходованы, работы выполнены, а услуги оказаны;
  • – по приобретенным товарам, работам, услугам присутствует счёт-фактура поставщика, оформленный в установленном порядке;
  • – приобретенные товары (работы, услуги), в том числе основные средства и нематериальные активы, используются для операций по производству и (или) реализации товаров (работ, услуг), подлежащих обложению НДС.

Важно отметить, что для отнесения сумм НДС к вычету все эти условия должны соблюдаться одновременно.

С 1 января 2006 г. Для отнесения к вычету суммы НДС, предъявленной поставщиками на территории РФ, факт оплаты не важен. Важно лишь наличие счёта-фактуры, оформленного в установленном законодательством порядке.

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организации. В этом случае суммой налогообложения является сумма НДС, выделенная в документе (проездной билет, документ о найме жилого помещения и т.д.) отдельной строкой. Счёт-фактура не обязателен.

Согласно подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не облагаются ЕСН все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления выплачиваемых работнику компенсационных выплат. В состав этих выплат входят выплаты, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, в том числе командировочные расходы.

Таким образом, по общему правилу ЕСН с сумм, выданных под отчет, не взимается.

Однако есть исключения – не все суммы, выдаваемые под отчет, будут связаны с производственной необходимостью:

  • – оформление и выдача виз при отмене командировки;
  • – командировка сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам;
  • – личные расходы, произведённые в командировке;
  • – суточные, выплаченные сверх норм;
  • – расходы на пользование VIP-залом;
  • – обязательное личное страхование пассажиров на транспорте в составе командировочных расходов.

Согласно ст. 217 НК РФ возмещение командировочных расходов не облагается НДФЛ. Долгое время вопрос обложения НДФЛ с суточных, выплачиваемых сверх норм, оставался спорным. В письме УФНС России по г. Москве от 1 сентября 2005 г. № 28-11/62 121, указывалось, что суточные сверх норм, оговорённые коллективным договором или локальным нормативным актом организации, не облагаются НДФЛ.

В соответствии с Законом Белгородской области «О едином налоге на вмененный доход для отдельных видов деятельности» №55 от 28.11.2002г., учреждение освобождено от уплаты налога на добавленную стоимость, и выплачивает единый налог на вмененный доход.

Бухгалтерский и налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

В бухгалтерском учете для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданных им под отчет на административно-хозяйственные и операционные, командировочные расходы используется счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Выдача денежных средств под отчет отражается по дебету (Дт) счета, по кредиту (Кт) – суммы, использованные, согласно авансовым отчетам, и возвращенные в кассу по приходным кассовым ордерам. Это активно-пассивный счет, дебетовое сальдо отражает задолженность подотчетных лиц предприятию, кредитовое сальдо – сумму перерасхода, подлежащую возмещению предприятием, и вновь выданный аванс под отчет./18/ В бухгалтерском учете существует множество хозяйственных операций с вязанных с подотчетными лицами. В таблице 2 приведены наиболее часто встречающиеся из них.

Таблица 2- Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

Наименование хозяйственной операции

Выдача сумм под отчет работникам на хозяйственные и командировочные расходы:

с расчетного счета

с валютного счета

со специальных счетов

Выдача из кассы под отчет денежных документов

Включение в стоимость оборудования к установке командировочных расходов, связанных с приемкой оборудования у поставщика

Оприходование оплаченных подотчетным лицом расходов, относящихся к вложениям во внеоборотные активы:

Оприходование приобретенных подотчетным лицом материалов

Отнесение на стоимость материалов командировочных расходов, связанных с их приобретением

Читайте так же:  Можно ли делать перепланировку без разрешения

Отражение сумм НДС по приобретенным и оплаченным из подотчетных сумм:

оборудованию к установке

вложениям во внеоборотные активы

Отражение сумм НДС по командировочным расходам (квартирные, проезд) за счет подотчетных сумм

Списание командировочных и хозяйственных расходов, произведенных подотчетными лицами, на себестоимость:

расходы по исправлению брака

расходы обслуживающих производств и хозяйств

расходы, связанные со сбытом продукции

расходы торговых организаций

Оприходование приобретенных подотчетным лицом товаров

Списание сумм командировочных расходов работников, сопровождающих отгруженную продукцию, возмещаемых согласно договору с покупателями и заказчиками

Сдача подотчетным лицом неиспользованных сумм, полученных на:

Оприходование приобретенных за счет подотчетных сумм денежных документов (путевок, марок и др.)

Зачисление от подотчетных лиц сумм, не использованных ими по назначению, с текущих счетов работников на счета организации:

Оплата расходов по приобретению ценных бумаг

Удержание с заработной платы не погашенной в установленные сроки задолженности по полученным подотчетными лицами авансам

Начисление задолженности работникам по невозвращенным своевременно подотчетным суммам

Отражение командировочных расходов, связанных с продажей и прочим выбытием:

оборудования к установке

вложений во внеоборотные активы

Списание расходов за счет подотчетных лиц для ликвидации последствий чрезвычайных обстоятельств

Списание дебиторской задолженности с истекшими сроками исковой давности

Списание невозвращенной в установленные сроки задолженности по полученным подотчетными лицами авансам

Отнесение на расходы будущих периодов стоимости работ или услуг, оплаченных наличными деньгами:

В бухгалтерском учете хозяйственные и командировочные расходы по общему правилу отражаются на дату их совершения, что подтверждается первичным учетным документом (ст. 8, 9 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII “О бухгалтерском учете и отчетности”). В данном случае таким документом является авансовый отчет, к которому прилагаются все подтверждающие расходы документы. В связи с этим дата авансового отчета и будет являться датой отражения расходов в бухгалтерском учете. Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, отражаются на основании документов бухгалтерского и налогового учета, поэтому командировочные расходы для целей налогообложения прибыли также учитываются на дату авансового отчета.

Возмещенные работнику командировочные расходы, как в пределах, так и сверх установленных норм, не учитываются при исчислении пособий по временной нетрудоспособности. Это можно объяснить тем, что в заработок для исчисления пособий по временной нетрудоспособности включаются все виды оплаты труда, на которые в соответствии с законодательством начисляются обязательные страховые взносы (п. 32 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.09.1997 N 1290), т.е. необходимо одновременное выполнение обоих условий: чтобы такие выплаты были оплатой труда и на них начислялись обязательные страховые взносы. Возмещаемые работнику командировочные расходы этим условиям не соответствуют.

Возмещенные работнику командировочные расходы, как в пределах, так и сверх установленных норм, не учитываются при исчислении среднего заработка, сохраняемого за время трудового (основного и дополнительного), социального (в связи с обучением) отпусков и в других случаях, предусмотренных законодательством. Это можно объяснить тем, что Перечень выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка, в качестве не учитываемых при исчислении среднего заработка содержит командировочные расходы в пределах и сверх норм, установленных законодательством.

В бухгалтерском и в налоговом учете командировочные расходы могут учитываться по-разному. Согласно подп. 1.6 п. 1 ст. 131 налогового кодекса при налогообложении прибыли не учитываются затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК. Соответственно затраты на командировки в пределах норм, установленных в порядке, определенном ТК, учитываются при налогообложении прибыли.

Однако существуют ситуации, когда затраты на командировки учитываются при налогообложении прибыли в ином порядке. Так, Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь в своем Письме от 12.04.2007 N 2-2-18/20790 “О налогообложении” сказано, что командировочные расходы могут формировать первоначальную стоимость основных средств, однако только в случае, когда они непосредственно связаны с приобретением таких основных средств. В такой ситуации командировочные расходы будут участвовать при налогообложении в составе амортизационных отчислений.

В себестоимость продукции (работ, услуг) и в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, включаются командировочные расходы, как и иные другие, связанные с производственной деятельностью. Например, командирование работников для участия в спартакиаде не связано с производственной деятельностью. /15/

Подтвердить производственный характер командировки можно приказом (распоряжением) нанимателя о направлении в командировку, в котором указывается цель командирования, выданным командировочным удостоверением, а также отчетом о проделанной в командировке работе.

На практике встречаются ситуации, когда цель задания работником не достигнута. Например, работник был направлен в командировку для проведения переговоров и подписания соответствующих договоров. Однако по результатам поездки договоры не были заключены. В таком случае нельзя признать, что такие расходы не связаны с производственной деятельностью организации, т.к. в ходе переговоров решались именно производственные вопросы.

При возмещении работнику командировочных расходов, произведенных как в пределах, так и сверх установленных норм (аналогично, если возможность возмещения фактических расходов сверх норм установлена локальными нормативными правовыми актами), возникает вопрос о необходимости исчисления и уплаты “зарплатных” налогов.

Если командировка не связана с производством и реализацией продукции, товаров (работ, услуг) или расходы произведены сверх установленных норм, то по данным расходам как не участвующим при исчислении облагаемой налогом прибыли необходимо определить наличие объекта обложения налогом на добавленную стоимость (далее – НДС).

Читайте так же:  Имущественный вычет за супруга

Суточные не являются оплатой за приобретенные товары, работы, услуги, поэтому такие выплаты сверх норм не облагаются НДС.

При приобретении товарно-материальных ценностей с использованием КСА (СКС) покупатель (действующий в интересах юридического лица) может потребовать выделить ставку и сумму НДС в чеке. При отсутствии возможности указания ставки налога при помощи кассового аппарата допускается проставление ставки на кассовом чеке от руки. Такой чек должен быть заверен печатью или штампом продавца и подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного.

Не является основанием для вычета данной суммы налога:

  • · наличие только суммы НДС без указания ставки,
  • · отсутствие на чеке печати или штампа продавца и подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного.

При рассмотрении в п.2.2 настоящей курсовой работы практической стороны учета расчетов с подотчетными лицами на командировки в пределах РБ в счете №31 от 21.12.09г. на проживание водителя в гостинице «Коммунальник» (приложение Р) администратор гостиницы не выделил ставку НДС, а только сумму. Бухгалтер . а не принял эту сумму НДС к вычету, что соответствует требованиям законодательства.

Таким образом, для учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете используется счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. На ЧУП «. » бухгалтерский и налоговый учет расчетов с подотчетными лицами ведется согласно действующему законодательству. За неверное отражение данных в бухгалтерском и налоговом учете предусмотрена административная ответственность.

Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.

Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.

В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.

Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.

Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.

Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.

Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.

Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).

При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:

1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;

2) пункт назначения командировки;

3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;

4) цель командировки;

5) срок командировки.

Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;

2) оплату суточных за время нахождения в командировке;

3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

Читайте так же:  Опытные адвокаты по жилищным вопросам

4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:

1) выдан аванс на командировочные расходы:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;

2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):

Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:

Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.

На суммы, выданные под отчет, делается запись:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если они не могут быть удержаны:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.

Выданные подотчетные суммы должны корректно отражаться в учете бухгалтерии компании, так как неверное заполнение грозит штрафными санкциями со стороны налоговых агентов. Подотчетные лица должны возвращать выданные средства в сроки и предоставлять подтверждение их правомерного использования. Ведь существует масса нюансов, когда речь идет о таком явлении как налогообложение расчетов с подотчетными лицами.

Независимо от применяемой компанией формой налогообложения, расходы организации, указанные как подотчетные средства, выданные сотрудникам, не являются выплатой в их пользу. Никакой материальной выгоды они не получили, а за каждый растраченный рубль сотрудник отчитался и приложил квитанции (ст. 212 Закона № 117-ФЗ). Следовательно, материального дохода он не получил, и данные средства не учитываются при расчете:

  • Страховых платежей (гл. 34 НК, ст. 419).
  • НДФЛ (Закон № 117-ФЗ, ст. 207 НК РФ).
  • Страховых взносов от профзаболеваний и несчастных случаев (Закон № 125-ФЗ, ст. 20.1).

Присоединение к доходу сотрудника подотчетных средств и удержание НДФЛ с этой суммы возможно, если средства не поступили на счета компании в срок. Также включение в зарплату работника выданных средств предусматривается в случае невозможности их возвращения. Такая ситуация происходит, если сотрудник уволился с предприятия и наступил срок давности по данному делу.

При невозможности провести бухгалтерскую операцию по возвращению подотчетных сумм налоговый агент обязан в течение 30 дней письменно сообщить о ситуации в налоговую службу. Также полная сумма долга может быть внесена в состав внереализационных расходов в качестве безнадежной дебетовой задолженности.

Компания может принять решение простить долг подотчетному лицу в объеме выданных средств. В этом варианте подотчетная сумма включается в доход и облагается налогом. Датой причисления дохода к зарплате будет выступать число, с которого стало невозможным взыскание суммы, или дата принятия компанией такого решения. Налоги с подотчетных сумм применяются в случае, если при проверке было выявлено отсутствие документов, подтверждающих целевое использование средств работником.

Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами рассматривает все нюансы, касающиеся выдачи и правильного оформления бумаг. В случае допущения ошибок, некорректного заполнения документов с нарушением требований Закона о бухгалтерском учете все суммы, относящиеся к подотчетным расходам, включаются в налоговую базу и облагаются НДФЛ.

В процессе организации бухучета, связанного с подотчетными средствами, чаще всего допускаются досадные ошибки. Отсутствуют документы, подтверждающие целевое использование средств, не прописан порядок и сроки возвращения сумм. Знание всех нюансов налогообложения упростит бухгалтеру процесс расчетов и поможет избежать административных санкций.

Изображение - Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами 589595566
Автор статьи: Ксения Абраменко

Добрый день! Меня зовут Ксения. Я уже более 6 лет работаю юристом. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать разнообразные вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести как можно доступнее всю нужную информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 11

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here